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成長關鍵時刻,更要做正確選擇

「凱悌跨入主動元件領域後,營業品項大增,產品料號多達 1 萬 3 千多種,不論是庫存或採購管理,遠非之前 Dos 版軟體所能負荷。」  

「為此我特別參觀資訊展,比較過多家系統,我發現鉅茂的設計最人性化。更重要的是,深耕進出口貿易領域多年的鉅茂,非常了解買賣業的需求,所以 ERP 導入時所需修改最少,也預留最多彈性,可配合我們公司的特別需求。」六年前莊文如的精挑細選,如今已證明是獨具慧眼的抉擇。

由於代理商扮演客戶與供應商的橋樑角色,「即時供貨」、「採購時點」及「應收帳款控管」是其生存利基的生命線,也是買賣業 ERP 系統設計的重點。  

以凱悌為例,客戶已下訂單的未交貨,或已向供應商採購而尚未到貨的在途存貨等,都將使真實庫存陷於迷霧,容易造成接單與採購決策上的誤失。幸好,鉅茂 ERP 的庫存系統,在同一畫面可以同時查閱多倉在庫,以及在途庫存的相關庫存數據,在途庫存的問題因而迎刃而解。

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微軟高效能平台,ERP 的最佳核心

此外,為配合電子大廠即時生產需要,凱悌必須在客戶廠房設倉備料,目前凱悌就設有 20 個客戶倉。 更複雜的是,凱悌 70 多個業務同仁,每個人都有自己負責的業務倉,如此就需要非常多的倉庫才敷使用。

不過,鉅茂早已考量此項需求,在系統內預留數萬個倉庫,讓凱悌業務員能隨時上 ERP 系統,監控自己所負責的庫存狀況,以往的困擾一掃而空。

而在應收帳款方面,凱悌的客戶多,交易頻繁,資料量龐大,除了帳齡分析外,長期分析客戶的付款狀況,才足以有效掌握客戶付款信用。這就需要詳細完整的資料記錄,以及強而有力的資料庫設計工具。

「鉅茂旗下的 ERP 產品,全部是建構於微軟 Windows Server 以及 SQL 資料庫之上,不但系統穩定性高、資料庫功能強且容量大、技術支援無憂,最能滿足企業主一勞永逸的喜好。」鉅茂副總經理蔡西宗指出,像凱悌的資料庫由 SQL Server 2000 無痛升級到 SQL Server 2005,正是最好的例子。

 

效率提升又省錢,E 舉可以好多得

而為了因應客戶兩岸三地的生產需求,凱悌成立了兩家子公司及孫公司,集團公司間的帳務需要整合,而這,正好也是鉅茂 ERP 的拿手強項。

「以前為了彙總各家公司的資料,總弄得人仰馬翻,不僅時效性落後,正確性也令人質疑。導入鉅茂的 ERP 後,管理者不論想查看個別公司的庫存,或是彙整大陸地區全部子公司的營收數字,甚至全集團 5 家母子孫公司的獲利加總,都能做到即時整合。」

此外,資訊系統更可以是節省公司開銷的法寶。莊文如透露:「兩年前導入線上簽核後,主管簽核文件的時間都以幾分幾秒記錄,如此誰也不敢再拖延公文。還連帶減少碳粉匣與紙張的耗用,既環保、又節省成本,還能提升工作效率,真是一舉多得。」

「還有許多費時的瑣事,都已被系統取代,例如月底結帳時,光等報表就要花 5~6 個小時,庫存盤點報表更要耗費一整天,財會人員加班變成家常便飯。如今只要短短幾分鐘,報表就能應運而生,財會人員的負擔因而大為減輕。」她預估,光是採購及行政人員,大約就節省了 1/2 的人力,每年所節省的薪資,就足以回收所投入的 E 化成本。

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